מה להגיד בשיחת שימוע? המדריך המלא להצלחה
שיחת שימוע היא אחת מהסיטואציות המאתגרות ביותר שניתן להתמודד איתן בעבודה. פתאום, אתה מוצא את עצמך בתפקיד של "מגן הימשך", והקול הפנימי שלך שואל: "מה אני אמור לומר כאן?". לפני שתיכנס לעוד אגדה אורבנית על איך לנהל שיחות כאלה, בוא נצלול לתוך התוכן ונסביר מהות השיחה ומה יש לומר בה, כך שיצא ממנה מצב win-win.
1. מה זו שיחת שימוע ואיך זה עובד?
שיחת שימוע היא למעשה הזמנה לדיאלוג לפני קבלת החלטה קריטית, בדרך כלל בנוגע להמשך העובד בארגון. זו הזדמנות לתת למעביד ולמשוב הפנימי שלך את ההזדמנות לשמוע אותך – זו לא חקירה.
- שיחה מסודרת: חשוב שהשיחה תהיה מובנית, תאפשר חופש ביטוי אך גם תדרוש משמעת.
- זמן ותפאורה: קבע מקום שקט מעבר לתחושת המתח.
- אחראים על השיחה: שני צדדים – אתה והמעביד – האחראים על פתיחת התהליך.
2. איך להתכונן כמו מקצוען?
קדמה היא שם המשחק! הכנה קפדנית יכולה להפוך את השיחה לשיחת שימוע מאושרת ולא לסיוט. בוא נדבר על מה לעשות כדי להיות מוכן:
2.1. גלה את העובדות
לפני השיחה, בדוק את כל המידע שקשור לבעיה או לנושא שגרם לשימוע. אם ישנן תלונות נגדך, כדאי לדעת מהן ולמצוא תשובות אפשריות.
2.2. כתוב את הנקודות שלך
לפני השיחה, רשום את מה שיש לך לומר. מה חשוב לך לשתף? מה אתה רוצה להשיג בשיחה הזו? זכור, אנשים נוטים לשכוח דברים כשיש עליהם לחץ.
2.3. תרגול לפני השיחה
בצע חזרות עם חבר או משפחה. זה עוזר להרגיש בטוח יותר וליצור איזושהי יציבות פנימית.
3. מה להגיד במהלך השיחה?
עכשיו, כשאתה מוכן לקראת השיחה, מה באמת להגיד? זו הנקודה בה הכול קורה, והיא יכולה להיות המפתח להצלחה או לכישלון.
- שפת גוף: תהיה בטוח בעצמך. השפה הלא מילולית חשובה לא פחות מהמילים עצמן.
- פתיחה חזקה: התחל בשיחה באופן שבו אתה מציג את עצמך – זהו התחלה חזקה.
- השאר רגוע: הכעס או הייאוש רק יפגעו בך, אז חשוב להישאר נקי נפשית.
3.1. איך המשוב משפיע עליך?
שיחת משוב יכולה להיות כואבת, אך יש לנצל אותה בכדי למנף את תהליך הלמידה שלך. שאל את עצמך: מה באמת חשוב לי לקחת מכאן?
3.2. טענה והצדקה
היה מוכן להציג את עמדתך באורח ברור וענייני. נסה להצדיק את עמדתך ולהביע צורך בשינוי אם יש צורך בכך.
3.3. סיים בנימה חיובית
נסה לגמור את השיחה בנימה חיובית, גם אם קשה לך. זה יכול להיות תהליך מאוד קשה, אך זה חשוב שיתקיים.
4. מה לעשות אחרי השיחה?
לאחר השיחה, יש צעדים נוספים שחשוב לעשות כדי להבטיח שהדברים יגיעו למקום חיובי:
- קח זמן לחשוב: אל תמהר לגבש דעה או להרגיש לא נעים. תן לעצמך זמן לעבד את מה שנאמר.
- שמור על תקשורת פתוחה: המשך לשוחח עם המנהל שלך ולשאול שאלות. זה חשוב ליצירת שיח פתוח.
- שפר את עצמך: אם יש לך משוב קונסטרוקטיבי, עבד עליו ובצע שיפוט עצמי לאורו.
שאלות נפוצות:
מה קורה אם אני מרגיש שאני לא מקבל את הזכות שלי בשיחה?
חשוב להיראות התמודד ולהביע את התחושות שלך בצורה מכובדת ועניינית.
האם אני צריך להביא מישהו איתי לשיחה?
תשקול את זה. אם אתה מרגיש שזה חשוב, זה יכול לעזור לך להרגיש יותר בטוח.
איך אני יכול להשאיר רושם חיובי?
היה ברור, שמור על טון חיובי והקשב בצומת לב.
מה עושה אם השיחה לא מתפתחת כצפוי?
אל תתיאש! היו בסיסיים ובקש הבהרות. אם צריך, תזמין שיחה נוספת.
אני בעל עמדת ניהול, איך אני יכול לנהל שיחה זו מלמטה?
שים לב להיות מכיל ופתוח. חפש אפשרויות להבנת הצד השני.
סיכום: להיכנס חכם לשיחה
שיחת שימוע היא לא סתם מפגש, אלא הזדמנות לדיאלוג. הכנה מתאימה וביטוי עצמי הולם יכולים להפוך את השיחה להצלחות והפעולות שננקטות אחרי השיחה הן חלק חשוב מהתהליך. אם תתייחס לשיחה כאל הכנסה למערכת הידידותית במקום כאל עימות – הצלחת בהחלט בדרך אליך.