כאשר אנשים עוצרים לחשוב על רכישת ציוד משרדי, הם עשויים לבטל את המחשבה, ולו כי כל מה שעולה להם לראש מסתכם במדפסת, ניירות, עטים ואולי כמה מרקרים וגומיות משרדיות. עם זאת, מספיק לעבור רק יום עבודה אחד על מנת להבין שהרשימה לה זקוקים הרבה יותר מורכבת וארוכה, ועל כן אם מבקשים להיות יעילים במשרד כבר מהיום הראשון, יש להיערך כראוי, וכאן אנו מציעים לכם עזרה – מדריך רכישה:
טיפ ראשון
הטיפ הראשון הוא לחלק את צרכי המשרד לתתי קטגוריות ובכול כל קטגוריה למלא את החסרים. אלו קטגוריות ציוד משרדי עשוי להכליל? ריהוט משרדי, אמצעי קיטלוג, מכשירי כתיבה, אזור השולחן, אמצעים טכנולוגיים, פתרונות אחסון, מוצרי נייר, גופי תאורה, מוצרי עיצוב, ארונות ייעודיים ואמצעי ניקיון.
טיפ ראשון
- ריהוט משרדי – כיסא מנהל, כיסאות לעובדים, שולחנות עבודה וכדומה.
- אמצעי קיטלוג – קלסרים, שמרדפים, מדבקות, חוצצים וכדומה.
- מכשירי כתיבה ומוצרים משלימים – עטים, מדגשים, לוח מחיק, מהדקים, חותמת, יומן חודשי, מחברות וכדומה.
- אזור השולחן – משטח כתיבה, פד לעכבר, תג שם, שעון וכדומה.
- אמצעים טכנולוגיים – מסכים, מחשבים, סורקים, עכבר, כוננים חיצוניים, רמקולים למחשב, שקעים, מכונת למינציה, מקרנים טאבלט וכדומה.
- מוצרי נייר – נייר צילום, נייר מדפסת, קוביות ממו וכדומה.
- פתרונות אחסון – מגירות מודולריות, ארונות ייעודיים, קופסאות קרטון, חומרי אריזה, קרטוני ארכיב וכדומה.
- גופי תאורה – תאורה שולחנית, תאורה לקיר וכדומה.
- אמצעי ניקיון – פח משרדי, מטאטא, תרסיס ניקוי למסך וכדומה.
השפעות סמויות
חשוב לקחת בחשבון שלבחירות של היום ישנה השפעה ארוכת טווח על טיב ניהול העסק. במה מדובר? ובכן טעות לחשוב שכיוון שהכיסא המשרדי מיועד עבור העסק ולא עבור הבית הפרטי, הרי שאין זה משנה כיצד הוא נראה, וזאת כי לנראות של מוצרים ישנה השפעה ישירה על סך המיצוב והרושם הראשוני, ועל כן אין זה יהיה מוגזם להציע להגיע לחנות של ציוד משרדי עם מעצב פנים. כמו כן, גם לאיכות המוצר ישנה השפעה מכרעת, וזאת כי ככול שהעובדים יעבדו לצד מוצרים יותר איכותיים וארגונומיים, כך העבודה שלהם תהיה יותר פורייה ומסודרת. מסקנה? גם אם מוצרים מסוימים יותר יקרים, ההשקעה עשויה להשתלם.
התייעלות
כאשר מדובר בציוד משרדי, הצורך לא תמיד צפוי אך כן מאוד מהותי – עשוי להיות הכרחי מעכשיו לעכשיו, וזאת על מנת לאפשר לעסק להמשיך לפעול באופן שוטף, מבלי לפגום בשגרת העבודה ובשירות הלקוחות. אי לכך כאשר בוחרים בית עסק עבור רכישת ציוד משרדי, חשוב שהוא בין היתר יציע שירותי משלוחים, ואף יחזיק אתר מקוון שמאפשר רכישה נוחה. עוד נציין שאם בית העסק גדול, ישנה הצדקה לעבוד בשוטף מול ספק קבוע, כך ברגע שמתעורר צורך במוצר כלשהו, פשוט מרימים טלפון וזוכים בהקדם הניתן בסך הציוד הרצוי.
התייעצות לצד השוואה
לצד העובדה שחשוב שהציוד יהיה איכותי וארגונומי, נציין שני טיפים נוספים: ראשית מוטב להתייעץ עם העובדים עצמם למה הם זקוקים, כיוון שכך הם גם יעריכו שפניתם אליהם וגם ייתנו דגשים אישיים. שנית נציין שאיכות אינה חייבת להיות יקרה ועל כן מומלץ להשוות מחירים, ולו כי מדובר בלא מעט מוצרים שרוכשים באופן תדיר, משמע מהר מאוד תגלו שחיסכון קטן באופן עקבי מסייע להתנהל נכון מבחינה כלכלית.
טיפ אחרון?
מבקשים טיפ אחרון לדרך? ובכן לפני הרכישה מוטב שתעצרו ותכינו רשימה של שלל הצרכים והחסרים, וברגע שהצורך אינו וודאי, אל תמהרו לרכוש, במיוחד כאשר קיימים שירותי משלוחים.